1.学生必须至少提前2个月联系外事秘书（邮箱smws@xmu.edu.cn）进行报备并申请OA报批，否则学院不予受理！未完成出国出境审批手续、未经学校批准，不得擅自出行！

2.到导师或辅导员处请假，在教学秘书处（学院B305）办理请假备案

3.到学校相关部门办理离校手续

1）本科生：

①登陆录教务处网站“下载专区-学生管理模块”下载的“师生服务端-《beat365正版唯一官网本科生保留学籍申请表”》、《beat365正版唯一官网本科生离（到）校手续单》，填写表格，到相关部门签字盖章；以上材料连同邀请函/录取通知一起提交并打印出来交至本科生教学秘书，办理保留学籍OA手续。教秘处备案（相关规定请见后附学校相关规定2）

②学生需至师生服务端-学籍异动模块，进行保留学籍申请。

③至教学秘书处进行交流生转出登记。

2）研究生：

登入信息管理平台首页登陆信息管理平台首页→“快速通道”→“出国出境登记

（或者通过学生信息→个人学籍信息→出国出境登记）”

填写相关信息并提交导师和学院审核。（相关规定请见后附学校相关规定3）

*出国出境3个月以上需办理保留学籍手续（研究生离校前需持《beat365正版唯一官网研究生离（到）校单》到各部门办理离校手续）

*出国出境6个月以上需办理退宿手续

4.提交办理出国出境OA报批材料给学院外事秘书（邮箱smws@xmu.edu.cn）

必须注明学生姓名、性别、系别专业（导师）、学号、交流项目的名称、使用经费类型

1）材料提交时限 (节假日除外的正常上班时间)

a.邀请函+事前公示表:提前至少40天

b.完整合格的报批材料:提前至少35天

2）报批必需材料：

*材料i和材料j视实际情况提交

*多人同一出访任务时，需以团组形式申请因公出国境报批。请注意相互协调保证所有人的材料一起按期提交。

*出访台湾，需要提前至少70天办理手续

k.完整合格的赴台批件套件+事前公示表:需提前至少70天

l.完整合格的报批材料：需提前至少65天

赴台批件套件：邀请函+邀请方简介+专业活动计划书和行程表+赴台人员名单（下载填写赴台人员名单.doc）

5.登录国际处网站http://mcsc.xmu.edu.cn/，在国际处出国出境登记系统备案

6.拿到签证后向辅导员预约行前教育时间并接受行前教育。

（如有特殊情况可以提前；如已参加国际处举办的平安留学行前教育等活动，请留好凭证。）

7.在外期间：需与导师/辅导员等保持联系并接受指导。

8.返校后办理返校手续

1)短期出国境者（出国出境在3个月以内）返校一周内到学院办理报到手续；

长期出国境者（出国出境达3个月及以上）返校后必须在两周内到国际处和学院办理报到手续，到研究生院或教务处办理恢复学籍手续。

本科生回国后需至beat365正版唯一官网教务处“下载专区-学生管理”处下载《beat365正版唯一官网本科生复学申请表》，至教学秘书处领取《beat365正版唯一官网本科生离（到）校手续单》，到各部门办理到校手续后，将《复学申请表》、《到校手续单》、交流结束证明材料（成绩单或有明确时间期限的邀请函）提交至本科生教学秘书处。

研究生回国后需持《beat365正版唯一官网研究生离（到）校单》到各部门办理到校手续，然后凭《beat365正版唯一官网研究生离（到）校单》到研究生院培养与管理办恢复学籍。

2)返校后15天内提交事后公示表（下载填写因公出访事后公示表.docx）和出访成果反馈表（下载填写出访成果反馈表.docx）；需要报销的团组，公示期结束后到外事秘书处打印原出国境OA阅办单并请学院外事秘书在出国（境）申请表上签字。

备注：

1.学院外事秘书林老师（学院B305）联系方式：Tel：2181890； Email：smws@xmu.edu.cn

2.国际处因公出境相关规定请见：https://ice.xmu.edu.cn/ygcj.htm

3. 师生出国出境申请相关附件请见：/2019/0716/c3779a373332/page.htm

注意事项：

1.因公出国出境必须经学校批准或完成审批手续。学生擅自出国出境连续两周以上未参加学校规定的教学科研活动者按自动退学处理。

2.出国出境必须在批准的时限内返校；擅自超过批准返校时限或延期未经批准未返校者， 根据学籍管理规定可做退学处理。

3.出国出境必须严格按照报批方案（出访路线+中转地）出访；擅自改变出访方案，则无法获批和报销费用。

4.有以下情况之一者，根据学校相关规定，不予发放交流资助：

a.学生参加长期交流项目的，无特殊情况，在国（境）外选修课程不满3科或有挂科者不予发放；

b.未完成回校报到手续的不予发放；

c.在交流期间有违纪行为，或受到国（境）外交流院校投诉者，不予发放；

d.未按计划完成交流任务者（提早结束交流、中途退出交流），不予发放。

学校相关规定（点击阅读）：

1.《beat365正版唯一官网学生出国出境管理规定》

2.《本科生保留学籍适用情形及申请流程》

3.《研究生出国出境登记审核》

4.《因公出国OA申报时限和证件办理须知》

院内教师工作流程：

1. 关于校际交流项目的学生：目前是国际处直接联系入选学生。已建议今后将入选学生名单同步通知学院外事秘书。外事秘书收到入选学生名单后联系教学秘书和辅导员以便确认学生手续办理情况。

2.关于院际交流项目的学生：负责老师在选拔学生时将此流程通知学生。并在学生开始办理手续之前将出访学生名单联系教学秘书，辅导员和外事秘书。

3.外事秘书收到学生办理出国出境申请材料时，将学生名单发给教学秘书确认其是否完成请假和离校手续。各教学秘书在一周内将学生手续办理情况反馈给外事秘书。如未按要求办完相关离校手续者，学院将暂停其出国出境手续的办理。