各学院会议负责人或申请人须登录教育部国际会议报批平台上（http://econf.hust.edu.cn/）完成注册后办理以下相关事务。

1．会议预报（注：提前一年进行下一年度会议预申报）：会议负责人登陆教育部国际会议报批平台填写会议信息并提交→→所在单位网上初审→→学校网上审核→→国际处向教育部报送学校盖章的“预报会议汇总表”；

2. 会议正式申报（注：经预报并通过教育部初审的国际会议，在会议首次对外通知前4个月以上进行正式申报）：会议负责人登陆教育部国际会议报批平台填写会议信息并提交申请→→所在单位会议专办员网上初审→→国际处专办员网上审核→→所在单位会议专办员在会议平台下载并打印表格及附件后在beat365正版唯一官网校内OA进行申报→→国际处办理OA发文→→学校审核→→国际处通过教育部会议报批平台上报会议请示文件等材料→→教育部审批→→国际处在获得教育部批件后通知会议负责人来领取批件,同时会议结束后会议负责人须在会议报批平台提交总结和会议照片等；

注意：国际会议请示内容的格式需严格按照模板，包括字体、大小、间距等。申请人请自行上国际会议平台查询报批进度。

3. 会议变更：会议负责人登陆教育部国际会议报批平台填写并提交申请→→学院网上初审→→学校审核后发文报教育部（注：获批会议不得随意更改会议名称、主题、议题、会议性质、规模、会议地点和时间等。如需更改，须在原定会议时间的前3个月申报）；

4. 会议总结：会议负责人须在会后一个月之内登录教育部国际会议报批平台提交会议总结材料→→所在单位会议专办员网上初审→→学校审核后通过平台向教育部提交会议总结材料。

注意事项：在会议报批平台完成报批之后，开始在校内OA学术活动审批版块申请完成申报后，请同时将会议申报表的word电子版及其它会议要求材料发送给国际处/台港澳办，申请人请及时留意会议审批的进度，拿到教育部同意批复的批件，会议方能召开，否则违规。

学院联络人：许灯红、方晗瑜，电话：2880325/2880360，邮件smws@xmu.edu.cn；

国际处经办人：张百敏 电话，2181579，邮件 zhangbm@xmu.edu.cn。